Quante volte ti è capitato di far tardi molto presto? Immagino molte. Gestire il tempo a volte è davvero impossibile. Ma tranquill*, ho una soluzione in scatola per te. Lo scorso 23 Novembre ho incontrato 19 persone su Meet per delle chiacchiere sul Tempo, su come gestire il tempo, su come non perdere tempo: suggerimenti, consigli, soluzioni e riflessioni.
Chi è dunque il nemico numero 1 nel gestire il tempo? Magari è la famigerata cattiva organizzazione, sì, ma a cosa è dovuta? Ho preparato per te una piccola sintesi del webinar che ti aiuterà a individuare i motivi della disorganizzazione: ad ogni causa corrisponde una card di The Time Box in cui potrai approfondire i segreti del tempo.
1) Chiudi tutti i cicli aperti
Spesso quello che ci frega sono i cicli di attività aperti. Sei una di quelle persone che inizia le cose e non le finisce? Procedi disordinatamente e ti senti frustrato perché nessuna (o pochissime) delle attività che avevi previsto di fare è stata portata a termine? Se ti ritrovi in questa descrizione, ecco cosa devi fare:
– prendi un foglio bianco
– scrivi tutto quello che devi fare (ma tutto tutto! Quello che devi fare e quello che vuoi fare)
– non considerare né priorità né date, butta giù quel che ti viene in mente
– lascia a macerare il foglio per un giorno
– definisci cosa è urgente e cosa non lo è
– calendarizza e pianifica le tue attività (più giù qualche dritta per un’agenda intelligente)
2) Scegli
Si può far tutto, ma non ogni cosa: questo è il tuo nuovo mantra. Sei tu che decidi a cosa dedicare tempo e a cosa no. Per esempio, tu quanto tempo ridi? Te lo sei mai chiesto? Inizia da qui e scegli di dedicare tempo anche a cose che ti fanno stare bene.
3) Signorsì signore
Se sei una di quelle persone che dice sempre sì anche se ha tremila cose da fare, questa è la tua carta. Un consiglio, di cuore: smetti di farlo. Il sì ha un peso, non va usato a sproposito. Non è possibile dir di sì a tutto e a tutti. Impara a dire “No”: con gentilezza, garbo e spiegando sempre il perché, ma dillo o verrai risucchiato!
4) I mangiatori di tempo
Qui incontriamo gli abitanti del limbo temporale: in questa categoria rientrano una serie di cose, situazioni e persone che mangiano, letteralmente, il vostro preziosissimo tempo. Cose, come le notifiche dello smartphone, ma anche persone (io li chiamo “comunicatori aggressivi”: sono quelli che arrivano e si appropriano del tuo tempo, del tuo spazio e della tua vita. Quando li incontri, BLOCCALI SUBITO!).
Sei già arrivato alla quarta card? Mmm… Forse hai già deciso di volere più Tempo? Prendilo qui!
5) La maglietta giusta
Durante la giornata rivestiamo tanti ruoli: professionista, studente, amic*, sorella, fratello, madre e figl*. A te capita di confonderti? E magari di indossare i panni del manager, mentre dovresti indossare la maglietta del compagno o della madre di qualcuno. Sai cos’è importante? Rispettare i ruoli e decidere di dedicare il proprio tempo, non di sprecarlo. Indossa la maglietta giusta, starai d’incanto!
6) Rimandite
Una delle piaghe del tempo più diffuse nel gestire il tempo è la rimandite: la tendenza a fare dopodomani quello che puoi fare oggi! Se ce l’hai, ecco il mio consiglio: attiva il pilota automatico. Mentre la tua testa sta lì a chiacchierare e a convincerti che quella e-mail non la vuoi scrivere e quella faccenda non la vuoi sbrigare, tu fallo. Silenzia la tua mente e fai tutto quello che hai pianificato.
Questi sono alcuni tra gli atteggiamenti e le abitudini che rendono complicata la gestione del tempo. Dentro la scatola del tempo, The Time Box troverai nuovi spunti e alcuni trucchetti. Intanto, prima di salutarti, ecco l’ultima dritta.
7) L’agenda intelligente: difendi il tuo tempo
Tutto quello che abbiamo scritto sopra va applicato e inserito all’interno di un’agenda, una intelligente che ti consenta di essere efficace. Si fa così:
– Riprendi la lista di cicli aperti che hai stilato (ricorda: inserisci quello che devi fare e quello che vuoi fare, poi lascia la lista a macerare circa 24 ore);
– Attribuisci un punteggio a ogni attività a seconda della priorità (da 1 a 10: NON mettere mai 7, quella è la terra di mezzo, un luogo pericoloso);
– Distribuisci le attività partendo da quelle cui hai dato un 8, 9 o 10;
– Cerca di prevedere il tempo che ogni attività richiede. Se, quando le svolgerai, ti accorgerai di aver totalmente sbagliato le previsioni, la prossima volta che programmerai i tuoi cicli aperti ricordatene e… raddoppia magari il tempo destinato a quell’attività!
– Lascia spazi: difendi il tempo per te stesso, non puoi stare senza. Bloccalo proprio in agenda!
Spero di esserti stato utile e che The Time Box lo sarà ancor di più per te. Effettivamente, con una scatola del Tempo sempre con te, gestire il tempo non sarà più difficile!
La trovi qui, regalatela e regala a chi vuoi bene, il tempo è roba preziosa.
Alessandro
